Vanaf 1 januari 2026 is de elektronische facturatie voor alle Belgische ondernemingen de norm voor hun B2B-facturatie. Deze maatregel kadert in de strijd om de btw-kloof te dichten (het verschil tussen de btw die de overheid verwacht te ontvangen en de btw die ze daadwerkelijk int) — maar deze stap zal ook voor ondernemers, en dan vooral voor hun accountants, een groot verschil maken in de dagelijkse praktijk. Het zal de administratieve last flink verlichten, de kwaliteit verbeteren en de transparantie vergroten.
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een Europees netwerk waarbij verzenders en ontvangers hun facturen uitwisselen in een gestandaardiseerd, gestructureerd dataformaat. Elke organisa7e beschikt over een uniek Peppol-ID, uitgegeven door de Peppol-autoriteit — in België is dat de FOD BOSA. Het systeem is beveiligd, eenvoudig te herkennen, automatisch te verwerken en 100% conform de GDPR.
Daarbij is Peppol ook een groot voordeel voor de ondernemers zelf. Het zorgt voor minder fouten in de boekhouding, voor een duidelijkere identificatie, voor minder papierwerk, voor snellere betalingen en voor een eenvoudigere administratie. Ook bestelbonnen, offertes of bijlagen kunnen samen met de facturen verzonden worden. Zo hou je als ondernemer grip op al je financiële stromen, met minder risico op verlies of dubbele invoer.
Peppol is al een tijdje in gebruik voor overheidsopdrachten, maar per 1 januari 2026 wordt het ook voor de rest de standaard. Er zijn uitzonderingen voor kleine ondernemers die vrijgesteld zijn van btw, maar ook voor hen is de digitalisering de toekomst. Zo werkt de EU richting naar real time reporting voor btw, uiterlijk in 2030.
Peppol werkt met gereglementeerde Acces Points waar je je facturen zal ontvangen en kunnen verzenden. Je kan meerdere acces Points hebben om te verzenden maar slechts 1 om je facturen te ontvangen. Deze acces Point zijn meestal gelinkt met je so[ware. Enerzijds dien je als ondernemer dus te kijken welke so[ware geschikt is om jouw uitgaande facturen te verzenden via Peppol.
Hiervoor is het belangrijk om samen met jouw leverancier te controleren of je huidige verkoop software reeds Peppol-compliant is. Is de software (zoals Word of Excel) die je tot nu toe gebruikt dat helaas (nog) niet? Dan is dit hét moment om te kijken welke software dan wél bij jouw organisatie past.
Anderzijds is het ook essentieel om te organiseren dat de inkomende facturen die jouw leveranciers
naar u verzenden, automatisch bij jouw organisatie toekomen. Hiervoor is in de meeste gevallen de rol van de accountant groot — hij of zij verwerkt deze facturen in de boekhouding, en dan is het belangrijk om te zorgen voor een soepele, foutloze stroom. Bespreek de keuze van het Acces Point dan ook zeker met hem. Je Acces Point om te ontvangen is uniek en je kan er dus slechts één hebben, kies dus zeker het juiste. Zo hou je grip op je financiële administratie, ook richting de toekomst.
Konsilanto staat klaar om te helpen. We kijken samen welke so[ware bij jouw organisa7e past, we helpen met de implementatie ervan en we zorgen voor de aansluiting op Peppol. Deze kosten met betrekking tot advies, implementatie én de software zijn zelfs voor 120% fiscaal a[rekbaar — een prachtig fiscaal voordeel.
Wil je meer weten? Dan kan je altijd terecht bij Konsilanto.
Johan Jacobs van Konsilanto |