Wie in een perswinkel werkt, weet als geen ander dat er heel wat administratie bij komt kijken die heel specifiek is voor dergelijke winkels. De stock van de persartikels verandert dagelijks, overschotten moeten worden teruggestuurd en ondertussen moet je ervoor zorgen dat andere voorraden aangevuld moeten worden. Dat allemaal terwijl je vaak nog eens fulltime in jouw winkel staat.
Gelukkig bestaat er vandaag technologische hulp die dit werk voor een groot deel kan overpakken. Een belangrijk aspect daarvan is een goed en efficiënt werkend kassasysteem. Distrishop brengt al sinds 2003 kassasystemen op de markt die specifiek ontworpen zijn voor perswinkels. Momenteel wordt er gewerkt aan een nieuwe versiedat uitbaters toelaat hun gegevens van de winkel ook thuis te raadplegen en te beheren. Dat zorgt ervoor dat persuitbaters niet in hun winkel hoeven verder te werken aan de administratie maar dat zij dat vlot van thuis kunnen doen. “Deze nieuwe functie komt er op vraag van de uitbaters zelf en kan heel binnenkort al geïnstalleerd worden”, laat Distrishop weten. Maar hoe werkt dat juist? Wat zijn de voordelen? En vooral, wat kost me zoiets? In dit dossier gaan we dieper in op het nieuwste kassasysteem van Distrishop.
Distrishop begon in 2003 met het ontwikkelen van kassasystemen voor perswinkels. Voor de jeugd is een leven zonder internet tegenwoordig ondenkbaar maar in die tijd was internet helemaal nog niet zo vanzelfsprekend als vandaag. De computer was ondertussen al wat ingeburgerd maar kon, uiteraard, niet wat een computer vandaag kan.
“We hoorden op de markt dat er meer en meer vraag kwam naar een kassasysteem dat perswinkeluitbaters kon helpen. In die tijd waren we aanwezig op de Kioskexpo. Dat was een beurs voor de sector waar tal van leveranciers aanwezig waren. Denk aan de tabaksindustrie, telecom, pers, uitgevers, en ook een paar kassasystemen. Maar dat waren geen systemen die specifiek voor deze sector waren gemaakt. In dat opzicht waren wij de eerste die gespecialiseerd waren in dit segment met ons kassasysteem”, vertelt Michaël Wijns van Distrishop.
Dat de vraag groot was, werd meteen duidelijk op de beurs waar 120 bestelbonnen werden getekend. Allemaal goed en wel maar we spreken nog steeds over de periode rond 2003 en een van de grootste uitdaging was toen om ervoor te zorgen dat deze perswinkels beschikten over internet. “Distrishop slaagde er relatief snel in om dat euvel op te lossen en sindsdien zijn de aanvragen blijven binnenlopen en waren we gelanceerd. Onze systemen zijn door de jaren heen blijven evolueren en vandaag kunnen we stellen dat we met een systeem op de markt zitten dat op maat van perswinkels is ontworpen en ervoor kan zorgen dat het werk verlicht wordt.”
Jullie nieuwe kassasystemen stoelen altijd op de vorige versie die een update krijgt. Hoe werkt dat eigenlijk?
Michaël: “Technologie gaat razendsnel vooruit. Wanneer er vandaag iets op de markt komt, zijn ontwikkelaars al bezig met de technologie van morgen. Dat is wat wij ook doen om ervoor te zorgen dat je mee bent met de nieuwste ontwikkelingen. Maar wanneer er iets nieuws op de markt komt, betekent dat niet dat je het vorige systeem zomaar hoeft weg te gooien. Die systemen zijn nog heel goed, het vraagt soms gewoon een update of een toevoeging van een nieuwe mogelijkheid. Wij zijn zelf geen technologie-ontwikkelaars en zijn dus afhankelijk van wat er op de markt komt. Maar we volgen dat wel op de voet. Daarnaast heb je ook de evolutie binnen de sector. Er komen steeds nieuwe leveranciers van producten of diensten en je moet ervoor zorgen dat je kassasysteem die nieuwe leveranciers ook herkent. Ook dat vraagt telkens een update.”
Bij het ontwikkelen van een nieuw kassasysteem leggen jullie je oor ook te luister bij de perswinkels zelf.
Michaël: “Het is erg belangrijk om de noden van de markt te kennen zodat je op die vraag kan inspelen. Voor ons nieuwste kassasysteem hebben we dat ook gedaan. Zo kregen we de vraag of het mogelijk zou zijn om de administratie thuis verder af te handelen en niet in de winkel. Met andere woorden: we zouden graag van thuis toegang kunnen hebben tot de kassa. Enkele jaren geleden was dat de toekomst door middel van de cloud. Dat was hét modewoord. Maar dat was toen niet de juiste oplossing voor dit verhaal omdat je niet wist wie er toegang toe had en hoe dat juist werkte. Bovendien, wie zou je moeten bellen als het niet goed werkte? Met Distrishop hebben we onze eigen software ontwikkeld waardoor we alles dus in eigen handen hebben. Loop er iets spaak, dan kunnen klanten ons meteen bellen. Maar dat risico tot problemen is erg klein omdat we heel streng selecteren om leveranciers die de hardware leveren.”
Krijgen winkeliers binnenkort dan toegang tot hun kassa van thuis?
Michaël: “Klopt. Op die manier spelen we in op de vraag die gesteld werd vanuit de sector. Klanten denken wel eens dat een kassa enkel dient om af te rekenen maar niets is minder waar. Een kassasysteem dient ook om de stock te beheren van de winkel. Neem als voorbeeld de dagelijkse leveringen en retouren van de persproducten.Dat bijhouden is onmogelijk zonder een goed kassasysteem. Dankzij ons systeem weet je op elk moment van de dag exact hoeveel stock je hebt zonder dat je dat zelf moet ingeven. Maar ook de administratie en de facturatie kan binnen de kassa geregeld worden. De grote nieuwigheid is nu dat je dat ook vanop je computer thuis kan doen zodat je niet langer in je winkel hoeft te blijven na sluitingsuur.”
Kan iedereen die met een kassasysteem werkt van Distrishop deze upgrade doorvoeren?
Michaël: “In principe kan dat tenzij je met een heel oude versie werkt. Wij zorgen voor een update van het softwaresysteem en de installatie van de eigen cloud zodat de winkelier alles thuis kan raadplegen en opvolgen. Voordien had je hier twee kassa’s voor nodig wat meteen een grote investering vraagt. Als iemand geïnteresseerd is, dan zullen we dat winkel per winkel bekijken of het geïnstalleerd kan worden.”
Over investeringen gesproken. Hoeveel kost dit nieuwe systeem?
Michaël: “Voor de software zonder de hardware betaal je 89 euro per maand voor één licentie en cloud toegang. Wil je ook de hardware erbij, dat is een kassa, een scherm, een scanner, een lade, een ticketprinter, een klantendisplay, een toetsenbord en een muis, dan betaal je 119 euro per maand. In die prijs zit ook ondersteuning van een team dat zich dagelijks bezighoudt met onze hard- en software. Is er een probleem, dan garanderen wij een technieker die ter plaatse komt kijken binnen de vier uur. Dit voor een periode van vier jaar. Daarnaast is er een omnium garantie op zowel de hard- als software.”
Ik kan me voorstellen dat een aantal mensen schrikken van woorden als de cloud, software en hardware. Kan iedereen ermee werken?
Michaël: “We bedienen verschillende winkels. Zowel met jonge uitbaters als iets oudere mensen. Wij gaan altijd uit van hetzelfde principe: iemand die de kassa voor de eerste keer ziet moet er vlot mee kunnen werken. Het is onze taak om ons systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Daarom geven wij ook opleidingen in de winkel zodat de opleider de specifieke kenmerken van de winkel leert kennen en die meteen kan toegepast in de opleiding. Dat maakt dat de opleiding op maat is van de winkel. Daarna kan eventueel nog een tweede en zelfs een derde opleiding gegeven worden, afhankelijk van de functies die nodig zijn.”
Is dit nieuwe systeem vooral handig voor grotere winkels of kan elke winkel dit systeem gebruiken?
Michaël: “Dit nieuwste systeem kan in elke winkel gebruikt worden. Van de kleinste tot de grootste perswinkel. Wie vandaag zijn winkel wil laten groeien, heeft cijfers nodig. Dankzij dit nieuwe systeem kan je op elk moment van de dag een duidelijk overzicht krijgen van de verkoop. Je kan bestellingen raadplegen en jouw stock. Of dat nu voor een kleine winkel of een grote is, je moet als uitbater op de hoogte zijn van de stand van zaken van jouw winkel. Bovendien sta je als uitbater misschien niet elke dag in je winkel omdat je personeel hebt, dan kan je wel van thuis je winkels op de voet volgen.”
Er is nu dit nieuwste systeem maar dat zal allicht niet het laatste zijn. Hoe zien jullie de kassasystemen evolueren?
Michaël: “Als de markt en de technologie evolueert, dan zullen de kassasystemen ook evolueren. Zo kan je deze nieuwste versie van ons systeem helemaal niet meer vergelijken met onze eerste kassasystemen. Wij zijn afhankelijk van de technologie die voor handen is omdat wij technologie niet zelf gaan ontwikkelen. Daar heb je grote bedrijven als Google, Apple enMicrosoft voor. Wij gaan de technologie die er is, wel aanwenden. En daar zijn we nu al mee bezig. Zo bereiden we ons voor op een soort ‘dark market’ voor tabakswaar waarbij sigaretten in gesloten kasten gaan verkocht worden. Wij kijken nu al hoe we dat kunnen integreren in ons kassasysteem waarbij het aangeduide pakje automatisch uit de kast komt. Hierdoor moet je als uitbater niet telkens het juiste pakje sigaretten gaan halen. Op dit moment kan dat nog niet maar we zitten wel al rond de tafel met partners om dit in de toekomst mogelijk te maken.”
Tot slot, wat is voor jullie een goed kassasysteem?
Michaël: “Een kassa die bestaat uit hardware die snel en efficiënt werkt zonder defecten. Kijken we op het niveau van de software dan spreken we over functionaliteiten die gebruiksvriendelijk zijn om klanten te bedienen en daarnaast het werk van de winkeluitbater verlichten, zonder complex te zijn. Tot slot zitten we op de pijler van de ondersteuning. Schort er toch iets, dan moet je als winkelier meteen terecht kunnen bij de juiste mensen om het probleem op te lossen.”